6000多人参加2014中国城市规划年会，加上现场服务1000多人，共7000多人入场、就餐，食宿、交通、安保、食品安全、考察安排等，直接考验海口会展接待能力。海口自8月以来专门成立了年会工作领导小组，筹备前期下设会务、考察、规划3个工作小组；进入后期冲刺阶段，又细化调整为18个工作小组，全程跟进，做到“万事俱备”。
“这是海口建市以来规模最大、规格最高的专业会议。”9日下午，海南省委常委、海口市委书记陈辞在听取2014中国城市规划年会准备工作汇报时表示。虽然海口也接待过上万人的书展、冬交会等，但均以展销形式、零散状态入场，面对如此多城市专家云集的专业会议，海口会展的安全保障力度等都要提升。
除了会议总方案，18个小组都在制定子方案，细化措施、对号入座、责任到人。在实地查看了海南国际会展中心3个会展大厅的办展准备情况后，海口市委副书记、市长倪强提出要在展厅入口、卫生间、台阶、餐厅等重要节点强化标识，高效率疏导人流；加强重点环节的监管，包括食品药品监督、餐饮等方面的保障。
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